Por Crenildo Freire Araújo, consultor do Sebrae-SP
Este é um tema muito importante e que não deve ser relegado pela gestão de nenhuma empresa, principalmente nas micro e pequenas empresas. Se não sabemos a quantidade física dos itens, bem como o valor financeiros dos mesmos, não podemos afirmar que há controle no estoque na empresa.
Há muitos anos, fala-se em reduzir os estoques ao máximo, e isto deve ser praticado. Mas dependendo da situação, não é nenhum crime ter um estoque para atender um cliente especial, ou até mesmo aproveitar-se de uma promoção, e adquirir certa quantidade de matéria-prima.
Sabemos que o excesso de estoque drena o capital de giro da empresa, e que a falta de produtos pode levar a perda do cliente. Então, devemos buscar um equilíbrio neste tema, cuidando do controle do estoque, seja do produto acabado, seja matéria-prima, ou de produtos semiacabados.
Começo falando para os empreendedores que a regra de ouro, número 1, é manter os estoques trancados. No máximo duas pessoas devem ter acesso aos estoques. Se deixar aberto, além da desorganização, poderá ocorrer extravio, danos etc.
Depois é necessário manter o estoque muito bem organizado e praticar a regra do PEPS (primeiro que entra, primeiro que sai). Também aplicamos as siglas FIFO (first in, first out) e PVPS (primeiro que vence, primeiro que sai). Recomendo também trabalhar com estoque mínimo. A fórmula é bem simples: consumo médio x tempo de reposição.
Exemplo:
- Consumo diário de farinha: 10 sacas
- Tempo de reposição: 2 dias
- Estoque mínimo: 10 x 2 = 20 sacas
Quanto às ferramentas para fazer o controle, sou mais adepto de planilhas Excel e do Kanban. Podem ser usados sistemas informatizados, principalmente quando há uma grande quantidade de itens (SKU), mas será necessário mão de obra para alimentar os dados, ou seja, cadastrar os itens, dar entrada e saída dos itens.
I - Planilhas Excel
O uso de planilhas Excel é bastante eficiente. Podem ser elaboradas facilmente, baixadas da internet, obtidas com parceiros etc. Basicamente, o arquivo deve conter quatro planilhas: cadastro, entrada, saída e saldo.
É fundamental que na planilha do cadastro tenha um local para digitar o endereçamento do item.
As entradas são lançadas quando da chegada do material, seja da produção, seja do fornecedor. E neste momento temos as quantidades, na ordem de serviço ou na nota fiscal.
Já as saídas podem ser lançadas diretamente na planilha, ou usar um formulário para marcar as retiradas e depois lançar na planilha.
Abaixo temos um exemplo do formulário para registrar as saídas do estoque:
Um exemplo da planilha do cadastro:
E um exemplo da planilha do saldo:
II - Kanban
Podemos utilizar esta ferramenta para controlar o estoque e acionar a produção ou compras, para repor o volume do estoque.
Kanban é uma palavra japonesa que significa cartão, também chamado de sistema de gestão visual. É um método ágil e visual utilizado no controle da produção, tarefas, estoques etc.
Siga a sequência abaixo para implementar a ferramenta:
- Defina quais produtos desejas controlar
- Calcule o estoque mínimo
- Crie os cartões ou fichas (placas metálicas, de madeira, acrílico, cartolina etc)
- Coloque um quadro com ganchos na produção, no caso de acionar a produção para repor o estoque
- Coloque um quadro com ganchos em compras, no caso de acionar compras para repor o estoque
- Identifique os cartões (nome do produto, código, e quantidade a ser reposta)
- Coloque os cartões junto ao produto, no estoque. Pode ser num pote, saco, caixa etc.
- Elabore um procedimento escrito
- Treine as pessoas envolvidas
Quer debater assuntos de Carreira e Empreendedorismo? Entre para o nosso grupo no Telegram pelo link ou digite @gruposuacarreira na barra de pesquisa do aplicativo.
