Sergio Neves/AE
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Estadão PME responde as dez dúvidas mais frequentes dos empreendedores

Com a ajuda do Sebrae-SP, solucionamos as principais questões enviadas por empreendedores

Carolina Dall'Olio,

07 de fevereiro de 2012 | 21h11

Planejamento, gestão, atendimento ao cliente, marketing, finanças, expansão da empresa. O dono de um empreendimento tem muitas preocupações – mesmo que o negócio ainda seja pequeno. Por isso, é natural que as dúvidas não parem de surgir. Para ajudar a solucionar seus problemas cotidianos, o Estadão PME listou as dez principais dúvidas que os empreendedores enviam ao Sebrae-SP e respondeu cada uma delas. Confira a seguir:

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1)Como controlar o estoque?

Duas premissas básicas devem nortear a formação de estoque: não podem faltar produtos e nem sobrar em demasia. O difícil é conseguir estimar essa demanda ideal. Para isso, o empresário deve fazer a previsão de vendas para os vários períodos do ano, usando como base os resultados anteriores e a projeção de crescimento da empresa para aquele período.

A partir daí, deve estipular o estoque mínimo, ou seja, a quantidade mínima de produtos que a empresa precisa ter para não perder vendas. Para chegar a esse número, o empresário deve considerar, entre outras questões, o tempo que a empresa precisa esperar para receber as compras realizadas e até o tempo de produção daquela mercadoria.

O planejamento também deve indicar as ações de venda que devem ser implantadas para garantir que o que foi previsto de fato aconteça. Não dá para planejar e apenas ficar esperando acontecer. Ao perceber que vai sobrar mais estoque do que o previsto, por exemplo, o empresário deve agir com antecedência e promover ações que minimizem o problema.

2)Como incentivar a minha equipe de funcionários?

Formar uma equipe motivada exige um árduo trabalho de liderança, capaz de conciliar os aspectos individuais dos profissionais com as expectativas da empresa e dos clientes. E cada empresa tem o seu estilo, as suas peculiaridades. Assim, não existe uma receita pronta.Entretanto, algumas práticas podem ser inspiradoras para o desenvolvimento de equipes vencedoras:

- Definir claramente as  metas e praticar constantemente o “feedback”: uma palavra colocada de forma correta faz toda a diferença; comunicação é tudo.

- Dar liberdade para que as pessoas peçam ajuda.

- Compartilhar as visões de futuro com os colaboradores, parceiros e fornecedores.

- Dialogar aberta e francamente com todas as pessoas envolvidas.

- Aceitar, implantar e valorizar as boas idéias

- Delegar autoridade e responsabilidades para que a equipe consiga trabalhar unida e coesa.

- Alternar a chefia dos trabalhos conforme as competências exigidas em cada caso e ocasião.

- Capacitar e valorizar o conhecimento de todos.

- Estimular o trabalho em equipe e buscar o comprometimento de todas as pessoas.

3)Quais são os controles básicos de gestão?

Em primeiro lugar, o empreendedor deve visualizar e analisar os processos da empresa com os seus clientes e fornecedores. Portanto, os controles empresariais devem contemplar desde o atendimento (cadastro dos clientes), as análises internas (custos, formação dos preços de venda, fluxo de caixa e demonstrativos de resultados), o estoque (controles de entrada, saída e giro), a entrega do produto ou serviço, até o pós-venda. Todas estas atividades precisam ser monitoradas por controles diários, se possível, informatizados e integrados, para oferecerem os recursos necessários à gestão empresarial e às suas decisões estratégicas.

4) Quais são os prós e contras de ter um sócio?

Ter uma maior capacidade de investimento, proporcionando condições de crescimento para a empresa, é um dos principais benefícios de ter um sócio. Decisões partilhadas e discutidas também reduzem os riscos de erros de análise. Interesses comuns e distribuição de responsabilidades ajudam ainda a fortalecer o negócio.

Mas há também aspectos negativos. Pode ocorrer que um dos sócios pense ou sinta que está fazendo mais que o outro.  As decisões também ficam mais demoradas, em razão de divergências de pensamentos sobre o negócio. Mas a maior parte dos problemas é financeira. Retiradas de lucros parciais, sem ter a certeza de que a empresa suporta essa ação, é um risco muito grande tanto para a saúde da empresa como para o bem - estar da relação. E vale lembrar que a os resultados financeiros, que podem ser pequenos no início, terão de ser divididos por dois.

5) Como prospectar clientes?

A prospecção de clientes é a iniciativa que o empresário deve ter para aumentar as vendas e também para repor os clientes que serão perdidos com o passar do tempo. Isso pode ser feito de várias formas:

- Listas de clientes potenciais: podem ser obtidas em diversas fontes como associações, sindicatos, conselhos regionais, etc. O empreendedor também pode comprar listas qualificadas

- Indicações qualificadas: são listas de clientes em potencial, selecionadas por profissionais ou por outras empresas (não concorrentes) que atuam diretamente com o mesmo público-alvo da sua empresa.

- Indicações feitas por clientes: elas podem ocorrer de forma espontânea ou estimulada, quando a empresa oferece algum tipo de incentivo, que pode ser desde um simples brinde, até um bom desconto para novas compras.

- Prospecção na internet: quando os clientes da empresa são pessoas jurídicas, é possível encontrar as empresas pelos seus sites. No caso das pessoas físicas, as redes sociais ajudam a mapear seus perfis e facilitar o contato com a marca.

6) Como montar uma equipe de vendas?

A estrutura da área de vendas de uma pequena empresa depende dos seguintes fatores: dimensão da empresa; produto, ou serviço a ser comercializado; especificidades do produto, ou serviço; grau tecnológico do produto, ou serviço; dispersão geográfica dos atuais clientes; modelos de organização da equipe de vendas.Por isso, ao montar uma equipe de vendas, é preciso levar-se em conta os seguintes fatores:

- Geográficos: distribua os elementos da sua equipe pelas regiões mais relevantes. Cada vendedor tem uma região, podendo vender todos os produtos da empresa.

- Produtos: cada vendedor é responsável por um produto ou por um conjunto de produtos da empresa. No caso da comercialização de produtos que exigem conhecimentos técnicos específicos, os clientes têm que ser bem informados e o vendedor não pode demonstrar ignorância sobre o que está vendendo.

- Tipo de cliente: se a empresa tem clientes com perfis distintos, os vendedores devem se especializar nos ramos de cada um deles. Por exemplo: a empresa pode ter pessoas que se dediquem apenas aos atacadistas e outras só ao varejo.

7) Qual é a diferença entre os custos fixos e os variáveis?

Os custos fixos não variam em decorrência das vendas. São contas como pró-labore dos sócios, aluguel, salários e encargos, energia elétrica e telefone. Já os custos variáveis são diretamente ligados às vendas, oscilando conforme o aumento ou a redução das receitas. Exemplos: valor da compra dos produtos, impostos e comissões. Entender esta diferença é a primeira etapa para se penetrar diretamente no mundo financeiro da empresa.

8) O que é o fluxo de caixa e qual é a sua importância?

A função desta ferramenta é a de informar o empresário sobre a situação da movimentação diária dos recursos financeiros, disponibilizando as informações pertinentes aos pagamentos, recebimentos e ao saldo.A composição do Fluxo de Caixa pode variar muito, porém as informações devem estar estruturadas diariamente e de forma acumulada, informando os pagamentos, recebimentos e o saldo, ao longo do tempo. O resultado acumulado do fluxo de caixa, quando negativo, pode significar oóbvio: a empresa está gastando mais que a sua receita permite.

9)Como formar o preço de venda adequado ao mercado?

Existem diversas fórmulas para o cálculo do preço de venda. Abaixo, segue uma das mais utilizadas:

(100% - (% Impostos + % Custo Fixo +% Comissão + % Frete + % Margem de Lucro)) /100

É preciso descobrir qual é o porcentual que impostos, custo fixo, comissão, frete e margem de lucro representam frente ao faturamento médio mensal. Depois de encontrar o resultado da fórmula acima, divida 1 pelo resultado obtido.

Exemplo do cálculo do preço de venda:

- Custo do produto = R$ 9,00

- Imposto  = 4,0%

- Comissão = 3,0%

- Custo Fixo = 25,0%

- Frete = 6,0%

- Margem de Lucro = 15,0%

Cálculo do índice = (100-(4+3+25+6+15)) = 47 / 100 = 0,47 = 1 / 0,47 = 2,1277

Preço de Venda = 9,00 X 2,1277 = 19,15

10)Como reconhecer se o custo dos produtos ou dos serviços é competitivo no mercado?

Conseguir identificar a competitividade de venda de um produto ou serviço, antes mesmo de disponibilizá-lo ao mercado, é uma informação que não pode ser desprezada. Para isto, é preciso conhecer a metodologia de cálculo do custo-alvo, ou do custo de compra que atenda as expectativas de margem de lucro do empresário.O custo-alvo informa, portanto, o custo que você deveria conseguir de um determinado produto ou serviço, para oferecer um preço de venda compatível com o praticado no mercado.

A fórmula do custo-alvo é a seguinte: Custo-Alvo = Preço de Venda do concorrente / índice de venda utilizado pela sua empresa

Exemplo de cálculo do custo-alvo (CA)

1. Preço de Venda do concorrente = R$ 18,00.

2. Índice praticado na sua empresa = 2,1277

CA = 18,00 / 2,1277 = 8,46 -> este é o custo-alvo, que a sua empresa deve procurar ter junto aos seus fornecedores.

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