Micro, pequenas e médias empresas, incluindo MEIs, deverão aderir ao eSocial a partir de 1° de julho. A plataforma do governo federal foi criada com o objetivo de registrar e administrar de forma digital 15 obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias referente aos funcionários das companhias. O sistema integra os dados enviados atualmente à Previdência Social, Caixa, Receita Federal e Ministério do Trabalho.
Na prática, o eSocial exigirá dos empresários o envio periódico de informações como admissões, alterações contratuais, afastamentos temporários e folha de pagamento, por exemplo. Apesar de o projeto ter como finalidade a redução do tempo gasto com rotinas contábeis, o eSocial apresenta alguns desafios aos empreendedores, como de gestão de RH e de organização.
As PMEs passarão por cinco fases de adequação e envio de dados. A primeira, com início em julho, é o cadastro simples das informações da empresa. Na segunda, em setembro, as empresas são obrigadas a enviar informações de todos os funcionários e seus vínculos, como admissões, afastamentos e desligamentos.
Em seguida, na terceira etapa, agendada para novembro, será obrigatório o envio das folhas de pagamento. A fase quatro tem início em janeiro de 2019, e é reservada para a substituição da Guia de informações à Previdência Social. Por fim, na fase cinco, também prevista para janeiro, deverão ser enviados os dados de segurança e saúde do trabalhador.
Padronização. “Não há o que temer, estamos entrando no mundo virtual e o sistema visa a facilitar e padronizar o envio dos dados dos funcionários ao governo”, afirma o consultor jurídico do Sebrae-SP Heveraldo Galvão.
De acordo com Alexandre Eisenmann, sócio da empresa de tecnologia especializada em soluções para recursos humanos Soft Trade, a segunda fase será a mais complexa do ponto de vista da organização. “Existem funcionários que atualizam documentos e não avisam seus gestores. Ou que têm mais de um número de PIS e isso pode gerar falhas. Essa etapa exige organização e trabalho em conjunto com o colaborador.”
O grande aliado do empreendedor na organização e conferência dos dados é o escritório de contabilidade, responsável pelas rotinas trabalhistas. “Minha contabilidade é terceirizada e os dados dos meus 80 funcionários estão em dia. O problema que eu vejo é que esse sistema não está de acordo com a realidade. Muitos funcionários têm problemas com cadastros bancários e até mesmo informações residenciais. Acho importante a iniciativa, mas ainda precipitada. A informalidade, tanto dos trabalhadores como de muitas pequenas empresas, ainda é grande no País”, diz o criador da rotisseria e casa de massas artesanais Pastifício Primo, Ivan Bornes.
Plataformas se voltamao pequeno empreendedor. PMEs que não têm departamento de RH podem encontrar no mercado ferramentas que compilam os dados dos funcionários em tempo real e os armazenam em nuvem. No caso da ADP, empresa global de soluções para folhas de pagamento, foi criado um departamento apenas para atender clientes para o eSocial. “Temos um sistema que está de acordo com a legislação brasileira e que oferece diagnósticos, trabalhando para que o cliente se adeque”, conta a gerente da ADP, Valquíria Cruz.
O aplicativo de gestão de funcionários e rotinas trabalhistas Folha Certa também se prepara para atender a demanda das PMEs para o eSocial. “Vamos focar em dois requisitos. O cadastro básico de funcionários vinculado ao CNPJ e a etapa de segurança do trabalho”, diz o sócio-fundador Marcos Machuca.
