Você já cuidou dos procedimentos operacionais da empresa?

Você já cuidou dos procedimentos operacionais da empresa?

É preciso ter um modelo para controlar a qualidade no processo e no recebimento e outro para atividades diversas, como manutenção e controle do estoque; confira modelo feito por consultor do Sebrae-SP

Redação

11 de janeiro de 2022 | 17h30

Crenildo Freire de Araújo, consultor do Sebrae-SP

Todos sabem o quão é importante formalizar os conhecimentos da empresa, isto é, escrever como as tarefas devem ser executadas em cada processo, e depois treinar todos os envolvidos. Esse é o principal caminho para melhorar a qualidade e a produtividade, em qualquer tipo de empresa, seja na indústria, no serviço ou no comércio. 

Cabe ressaltar que, se não temos as tarefas escritas para realizar determinada tarefa, cada funcionário irá executá-la da forma que ele bem entender. Isto gera perda de produtividade, retrabalhos, refugos, etc. E todos sabem a causa das falhas: falta padronização e de treinamento!

A grande questão é: se todos sabem disso, por que esta tarefa não é colocada em prática? Seria devido à falta de tempo para escrever os procedimentos ou à falta de conhecimento sobre como documentar o ‘know how’ da empresa?

Para organizar empresa, é preciso ter modelos de procedimentos para controlar a qualidade no processo e em atividades diversas, como manutenção e controle do estoque. Foto: Nappy

Eu sugiro pensar em dois tipos de procedimentos: um modelo para controlar a qualidade, no processo e no recebimento, e um outro tipo de procedimento, para atividades diversas, como, manutenção, controle do estoque, embalagem, etc.

A antes de falarmos sobre modelos, ressalto que o procedimento pode ser elaborado em vários formatos: fluxograma, vídeo, texto escrito, áudio, etc.

Para o controle da qualidade, no processo ou no recebimento, vejamos um modelo abaixo:

Para facilitar a localização das características que serão mensuradas, pode-se colocar um croqui no documento, identificando as características com números.

Lembrando também que cada etapa do processo deve ter um plano de controle. Portanto, teremos vários documentos deste tipo na empresa. No recebimento, são poucos documentos, porque deve-se controlar apenas as matérias-primas mais importantes.

Para atividades diversas, vejamos um modelo abaixo:

  1. OBJETIVO
    Definir sistemática para realização de recrutamento e seleção de funcionários.
  2. CAMPO DE APLICAÇÃO
    Este procedimento aplica-se no processo RH.
  3. RESPONSABILIDADES
    A responsabilidade pelo cumprimento das regras definidas neste procedimento é da função “Analista de RH”.
  4. PROCEDIMENTO
              4.1. Divulgação da vaga
              Proceder conforme abaixo:
    • Verificar requisitos da vaga na descrição de cargo;
    • Divulgar internamente;
    • Divulgar em outros meios (site, jornais, empresas de recrutamento e seleção, etc).

4.2 Análise dos currículos
Proceder conforme abaixo:

    • Receber currículos;
    • Fazer triagem;
    • Selecionar currículos mais aderentes pra vaga;
    • Convocar candidatos para entrevista.

4.3 Realizar a seleção.
Proceder conforme abaixo:

    • Realizar entrevista;
    • Aplicar testes (teóricos ou práticos, caso necessário);
    • Aplicar teste de perfil (caso necessário);
    • Decidir sobre à aprovação do candidato.

4.4 Realizar exames médicos.
Proceder conforme abaixo:

    • Convocar candidato;
    • Encaminhar para exames médicos admissionais.

4.5 Cadastrar o funcionário no sistema.
Proceder conforme abaixo:

    • Solicitar os documentos;
    • Realizar cadastro.

5. REGISTROS
Testes aplicados (provas).
Laudo dos exames médicos.
Curriculum do candidato.

6. CONTROLE DAS ALTERAÇÕES

Lembrando ainda que o procedimento elaborado tem que ser aprovado, distribuído para o local de uso e revisado, quando necessário. A distribuição pode ser física (cópia) ou eletrônica (distribuído na rede, pen drive, etc).

Para controlar a distribuição dos documentos, sugiro a criação de uma tabela, conforme modelo abaixo:

Esta tabela não precisa ser impressa! Somente mantenha o documento no computador, com uma cópia em um pen drive (cópia de backup).

Sugiro fazer uma análise geral, por processos, e definir as atividades (tarefas) mais importantes, para iniciar a elaboração dos procedimentos setoriais. Depois, pode-se pensar nos procedimentos gerais, os quais são poucos, cerca de 7, no total.

Salientando que: 

Procedimentos setoriais são as tarefas executas em cada processo.

Procedimentos gerais são temas aplicados em toda a empresa, como por exemplo, treinamento.

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