Por Crenildo Freire de Araújo, consultor de negócios do Sebrae-SP
Sabemos da importância da delegação de tarefas em qualquer empresa, para que tenhamos agilidade e qualidade. A concentração do conhecimento nas mãos de poucos só traz consequências ruins para a empresa.
Algumas vezes, o conhecimento está concentrado nas mãos do próprio dono e ele acha isto normal. Até prefere que seja assim, porque ele torna-se o centro das atenções. Porém, a empresa não cresce e predomina um clima de total paternalismo.
Em outras situações, o conhecimento está concentrado na mão daquele funcionário antigo, aquele que abre a empresa, que conhece todos os processos, todos os macetes para resolver os problemas dos equipamentos. Geralmente ele tem pouco estudo e acha que segregando as informações ajuda a manter o emprego dele, além de alimentar o seu ego, perante família, amigos, colegas etc.
Só reforçando: o não compartilhamento de conhecimentos só prejudica a empresa.
É importante também lembrar que delegar uma tarefa não é abdicar da mesma, como ocorre com frequência na vida prática. Ou seja, coloca-se a pessoa na função, é feito um treinamento verbal, rápido e fala-se a frase mágica: vai tocando aí, qualquer coisa me chama. Certamente o cliente ligará em breve, para fazer uma reclamação.
Outro fator importante na hora de delegar tarefas é que todos da empresa saibam qual é a missão, qual é o propósito a ser atingido. O líder deve fazer com que as pessoas do seu time sintam que elas fazem parte de uma missão. Todos devem enxergar um significado naquilo que está fazendo. Ter uma rotina exaustiva de atividades sem enxergar qual é o significado delas só causará estresse e desmotivação.
Num processo de delegação de tarefas, temos duas etapas importantes:
- Capacitar as pessoas
- Comunicar quem estar capacitado
Para que possamos treinar as pessoas, primeiro precisamos escrever os procedimentos operacionais. Para facilitar o trabalho, pode-se pensar nas atividades mais importantes em cada processo e formalizar o 'know how', ou seja, escrever o famoso passo a passo para executar as tarefas. Lembrando que o procedimento pode ser escrito - na forma de texto, tabela, fluxograma, fotos ou pode ser no formato de vídeos ou de áudios.
O que deve ser evitado é colocar o funcionário novo ao lado do funcionário antigo para aprender a fazer as tarefas. Logo, ele assimilará todos os vícios e será mais uma laranja podre no seu cesto. Tendo cumprido esta etapa, falta definir quem fará o quê e quem vai executar o treinamento.
É importante definir as responsabilidades e as autoridades na empresa. Isto pode ser feito por meio de procedimentos escritos, tabelas, quadros etc. veja modelos abaixo:
E por fim, resta a comunicação, isto é, deixar claro no local de execução das tarefas quem está apto para executá-las. Isto facilita e agiliza a tomada de decisão. Um quadro visual pode ser utilizado, como no modelo abaixo:
A legenda para esse quadro é:
- Primeiro quadrante pintado: funcionário sem treinamento na tarefa
- Segundo quadrante pintado: funcionário em treinamento na tarefa
- Terceiro quadrante pintado: funcionário em avaliação da eficácia
- Quarto quadrante pintado: funcionário apto
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