Por Fábio Lacerda *
Como tornar minha empresa mais produtiva? Essa é uma pergunta que passa frequentemente pela cabeça de gestores e diretores e pode ser respondida com o uso de uma boa metodologia de gestão.
É aí que surgem os OKRs. O modelo começou a ser utilizado pela Intel e, em seguida, foi adotado por empresas de tecnologia do Vale do Silício. A metodologia foi tão bem avaliada que passou a ser implantada em empresas de todos os portes, desde grandes corporações multinacionais, como ING Bank e Walmart, até microempresas.
Mas o que são OKRs? Sigla para Objective and Key Results (em tradução livre, Objetivos e Resultados Chave), a metodologia consiste em definir objetivos tanto desafiadores quanto atingíveis, mensurados e colocados em prática por meio de metas claras. A estrutura OKR é baseada em três pain points, que são as fontes de problema.
- O primeiro é o foco: ele evita que, ao fim de um dia de trabalho muito intenso, ainda exista a sensação de que nada foi feito.
- O segundo ponto é a iteração, que consiste em uma forma de desenvolver ações para não ser arrastado pela operação do dia a dia e otimizar o tempo dedicado à estratégia e ao planejamento. Iteração é o ato de iterar ou repetir. Na álgebra, diz respeito ao procedimento de resultado de uma equação, através de sucessivos cálculos, em que o objeto dessa é o produto daquela que a antecede. No contexto deste artigo, a ideia da iteração é para que as pessoas repitam o ciclo planejar/executar, sem ficar apenas na fase da execução.
- O terceiro e último ponto é o alinhamento, que tem a comunicação como fator essencial e faz com que todos na empresa trabalhem na mesma direção. A atenção a esses pontos leva a um planejamento mais consistente, que baixa a margem de erros e contribui para alcançar os objetivos da organização.
Colocar a metodologia de OKRs em prática é simples. O primeiro passo é definir objetivos ambiciosos. Os objetivos devem ser curtos, motivadores e desafiadores para a equipe, sempre tendo em mente a pergunta "onde queremos chegar?". Em seguida, é preciso definir passos mensuráveis para cada objetivo, que são as metas ou KRs (key results). Eles são indicadores práticos e claros de como alcançar o objetivo e em qual estágio de avanço ele está: "como saberemos se estamos chegando lá?".
Para definir os OKRs, é essencial o envolvimento de toda a equipe e que cerca de metade das metas seja definida pelos funcionários, em um processo simultaneamente top down e bottom up. O empoderamento das pontas faz com que a empresa consiga aproveitar mais o potencial de cada funcionário e, com isso, todos ficam cientes de que a orientação é por resultados.
Além disso, é preciso ter um número menor de objetivos, de forma a orientar o foco para o que é realmente essencial. A dica é não ultrapassar 5 objetivos e ter entre três e quatro metas para cada um deles. Por exemplo: se o primeiro objetivo é aumentar as vendas da empresa, é possível definir três key results: melhorar a apresentação dos produtos, criar promoções e aumentar a velocidade de entrega.
Os objetivos devem ser definidos a cada ano e trimestre, mas o acompanhamento do desenvolvimento das metas precisa ser feito no mínimo mensalmente por meio de reuniões rápidas e objetivas. A avaliação periódica permite a entrega de valor a cada ciclo, o acompanhamento do andamento do resultado e possíveis correções no plano que está sendo seguido. O desconforto de quem não cumpriu as obrigações é essencial.
Dentro da empresa, há vários OKRs, como os da própria empresa, os dos setores da empresa e depois de cada equipe dentro dos setores. Os OKRs de cada setor impactam diretamente nos OKRs da empresa, assim como os OKRs de cada equipe de setor impacta no próprio setor, que depois impacta na empresa.
A pontuação dos resultados chave ou metas vai de zero a um e a média das pontuações desses resultados chave é a pontuação do OKR. O ideal é ter uma pontuação entre 0,6 e 0,7. Valores menores indicam a urgência de entender o que não está funcionando, e valores maiores podem indicar que a meta não era suficientemente desafiadora.
Os OKRs e sua aplicação precisam ser adaptados à cultura de cada empresa. Eles acabam sendo mais um conjunto de boas práticas do que regras que devem ser seguidas. Como o processo de implantação de OKRs traz muito aprendizado, inclusive na sua forma de uso, é normal a empresa ir ajustando alguns pontos conforme for evoluindo no processo. A aplicação desse modelo de gestão da produtividade tem o grande potencial de equilibrar o planejamento e a execução de tarefas com o foco em resultados.
* Fábio Lacerda é COO da Take, empresa de soluções conversacionais e chatbots. Tem formação em Administração, Empreendedorismo e Inovação pelas universidades UC Berkeley e Stanford.
