Por Crenildo Freire Araújo, consultor de negócios do Sebrae-SP
Mesmo no momento atual em que vivemos, com tanta tecnologia e com tanta informação disponível, ainda temos em operacionalização nas micro e pequenas empresas somente o famoso DP (departamento pessoal). Geralmente, esse serviço é terceirizado, ou seja, fica por conta da contabilidade, ocorrendo apenas três funções: contratação, folha de pagamento e demissão.
Isso nos ajuda a explicar as ocorrências abaixo, as quais geram um alto custo para as empresas:
- Alta taxa de turnover
- Clima interno ruim
- Desmotivação
- Alto índice de assiduidade - faltas e atrasos
- Falta de definição de responsabilidades - quem faz o que
- Falta de definição de autoridade
- Atrasos nas entregas, devido a falhas operacionais e atrasos/falta de funcionários
- Alta taxa de refugos e retrabalhos
Sabemos que nas pequenas empresas os recursos são escassos, tanto o financeiro como o econômico. Ou seja, faltam braços para cuidar do RH. E como mostrado na lista de ocorrências acima, o custo em função desta situação é muito alto!
O que fazer então, para que possamos reverter este quadro?
A sugestão é implementar algumas ferramentas, nem que seja de forma mínima, para atenuar esta situação. Começando com a elaboração e a implementação do regulamento interno, também denominado como código de conduta ou código de ética. Importante citar neste documento as regras internas da empresa, os valores, a missão, a visão e as penalidades previstas, quando ocorrer o descumprimento de alguma regra.
Num segundo passo, sugiro elaborar um procedimento operacional para recrutamento e seleção, descrevendo os seguintes passos:
- Divulgação da vaga
- Análise dos currículos
- Entrevista técnica
- Aplicação de provas e/ou testes práticos
- Aplicação de teste de perfil comportamental, como o DISC
Sem isso, selecionar tendo como base apenas uma análise "rasa" do currículo do candidato, e por meio de uma entrevista sem preparação, o processo está fatalmente fadado ao fracasso. Sem contar que, em grande número de casos, a contração ocorre por indicação, sem nem avaliação do conhecimento ou do comportamento do candidato.
Na sequência, é necessário elaborar a descrição dos cargos, para que possamos definir as tarefas e responsabilidades de cada função. Um desenho de cargo básico deve conter:
- Nome do cargo
- Código do cargo (ver na CBO, Classificação Brasileira de Ocupações - basta procurar a tabela na internet)
- A missão do cargo
- A competência necessária para ocupar o cargo, sendo esta parte composta por 4 itens (formação, experiência, habilidades e treinamento necessário para o cargo)
- E por fim, a descrição das responsabilidades e autoridades
Tendo a descrição do cargo, é hora de levantar as necessidades de treinamento, elaborar o programa de treinamento, aplicar o treinamento, e por fim avaliar a eficácia. Todos sabemos que para que possamos aplicar os treinamentos, o conhecimento deve estar documentado, formalizado, na forma de procedimentos operacionais.
Sobre a avaliação da eficácia, temos três possibilidades para mensurar o grau de entendimento: aplicação de prova escrita, aplicação de teste prático ou acompanhamento. Exemplos:
- Treinamento sobre valores, políticas, regras gerais da empresa - aplique teste escrito, com nota de corte - sugestão: 7,0
- Treinamento operacional sobre o equipamento - aplique teste prático, ou seja, peça pra realizar a tarefa e observe. Depois faça uma análise quanto ao grau de acertos e erros
- Treinamento sobre organização dos registros da empresa - faça um acompanhamento, por exemplo, de 3 meses. Depois verifique se está tudo certo
Também sugiro que a empresa reserve uma verba, não importa o valor, para realizar treinamentos ao longo do ano, objetivando sanar carências ou a melhoria de algum processo ou atividade. Temos que lembrar sempre que treinamento é investimento e, como dizia o William Edwards Deming, um dos gurus da qualidade, "para que possamos melhorar a qualidade, temos que treinar, treinar e continuar treinando".
E por fim uma outra ferramenta simples e bastante útil que deve ser implementada é a avaliação do desempenho. No formulário da avaliação de desempenho devem constar informações sobre o desempenho do funcionário, bem como questões referentes ao seu comportamento.
Todos os formulários, descrição de cargo, necessidade de treinamento e avaliação de desempenho podem ser elaborados em Word ou Excel. Ressalto a importância de buscar ajuda, visto que em muitos casos a pessoa designada para cuidar do RH é um familiar, e totalmente sem preparo. O seja, vai funcionar somente o DP (departamento de pessoal).
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