Opinião|Como administrar o tempo e as tarefas do negócio para ter produtividade

Organizar lista de tarefas e fazer uma de cada vez, não várias ao mesmo tempo, traz sensação de dever cumprido e motivação; gerir tempo do negócio e do trabalho é imprescindível para ver resultados

Por Luciano Zapata Barizan, consultor do Sebrae-SP

A frase tempo é dinheiro é bem conhecida, mas na realidade tempo é vida, pois quando perdemos um bem material podemos recuperá-lo, mas quando perdemos tempo este não volta mais. Não conseguimos comprar o tempo, conseguimos aproveitá-lo e devemos fazer isto da melhor forma possível.

Vivemos com a sensação de que falta tempo para tudo o que estamos fazendo, parece que o dia termina e uma lista imensa de atividades não foi feita. Pode ser que tentemos dar conta de uma lista interminável de tarefas ou que estejamos com uma carga de trabalho excessiva, mas muito dessa situação deve-se a nossa falta de organização e falta de foco nas atividades.

Precisamos priorizar o que é importante e definir ações para melhorar a produtividade. O dia continua com 24 horas, mas as pessoas sentem necessidade de preencher esse tempo com um número cada vez maior de atividades, o que significa ser o mais produtivo possível para poder acompanhar o ritmo.

Quando se fala em administrar o tempo queremos dizer que temos que administrar os eventos e as tarefas dentro do tempo que temos, ou seja, aproveitar o máximo possível do tempo para realizar nossas tarefas e isto se traduz em produtividade: fazer mais com menos e focar nos resultados.

Diariamente nos deparamos com os "ladrões" do tempo: o celular, as redes sociais, as interrupções, reuniões improdutivas, a desorganização, o ambiente turbulento. Tudo vai tomando nosso tempo e nossa atenção e, no fim do dia, temos a sensação de fazer milhares de coisas e não fazer nada.

Definir a importância ou a urgência da atividade ajuda na gestão do tempo. Foto: Tiago Queiroz/Estadão

Para reverter esta situação temos que planejar nosso dia e focar nas tarefas importantes, ficando atentos as tarefas urgentes que aparecem e aos imprevistos. Uma tarefa importante é aquela que faz diferença no seu trabalho, no seu negócio ou na sua vida, ou seja, uma atividade que executada traz resultado. Já uma tarefa urgente é aquela que precisa ser feita imediatamente, caso contrário trará problemas, prejuízos e dificuldades para os envolvidos.

Veja algumas ações que podem nos ajudar:

• Organize seu local de trabalho: a organização permite ganhar tempo em suas atividades, facilita a localização, evita a perda de tempo e o retrabalho.
• Faça uma lista com suas atividades: é importante definir todas as suas atividades e organizá-las conforme sua prioridade.
• Separe por prioridade, identificando o que é importante e o que é urgente.

Tarefa importante: é aquela que exige planejamento e mais tempo para execução, deve ser pensada com antecedência. Estas tarefas trazem resultados.

Tarefa urgente: é algo que exige atenção imediata, motivado por prazos.

• Faça uma tarefa de cada vez e defina rotinas: fazer várias coisas ao mesmo tempo, o chamado multitarefa, pode até parecer que é produtivo, mas não é! Defina a tarefa e a termine.
• Utilize ferramentas de organização: pode-se utilizar as ferramentas tradicionais como agendas, lembretes, blocos de anotações ou utilizar a tecnologia com o uso de planilhas, aplicativos do celular, sites, agenda do e-mail.

Um exemplo de como podemos nos organizar diariamente é fazer uma lista de tarefas, começando com as mais importantes e que estão lhe deixando preocupado; conforme for terminando registre a tarefa como concluída, riscando da sua agenda ou simplesmente dando um OK.

O importante é você perceber que ao longo do dia está começando e finalizando suas atividades. Isso proporciona um sentimento de dever cumprido e traz motivação para a próxima tarefa. No final do dia, faça um balanço do que foi planejado e o executado. Caso verifique alguma pendência e não seja mais possível fazer, deixe programado para logo de manhã do outro dia. Por fim, comemore suas pequenas conquistas do dia e se planeje para aumentar gradativamente outras conquistas.

Tempo trabalhando a seu favor:

	Tarefa é Urgente	Tarefa Não é Urgente
Tarefa é Importante	Fazer de imediato	Planejar para fazer
Tarefa Não é Importante	Delegue (acompanhe)	Não se preocupe

Quando você usa melhor o tempo, naturalmente a produtividade aumenta, ou seja, você fará mais em menos tempo. Usar melhor o tempo não só lhe trará lucros nos negócios como também melhorará sua qualidade de vida.

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