Como a administração do tempo pode melhorar o seu negócio

Como a administração do tempo pode melhorar o seu negócio

Empreender é alternativa para gerar renda, mas requer responsabilidades que na maioria das vezes são executadas por uma única pessoa; veja 5 dicas para desenvolver atitude mais produtiva

José Madeira Netto

03 de agosto de 2021 | 17h00

Por José Madeira Netto, analista de negócios do Sebrae-SP

Empreender é uma excelente alternativa de gerar renda. É uma forma de trabalhar com o que se gosta, de maneira independente, definindo suas metas e traçando estratégias de acordo com suas próprias decisões. É estar à frente de algo e se realizar profissionalmente. Quando alguém decide trabalhar por contra própria está investindo não apenas seus recursos financeiros, mas também energia, sonhos e expectativas.

Apesar de todos esses pontos, o que não se pode negar é que nem tudo são flores. Ser empreendedor também é enfrentar grandes desafios, principalmente nos últimos tempos, com tantas mudanças que o mundo tem passado e consequentemente a nossa sociedade.

Uma das missões mais importantes do empreendedor, por exemplo, é estar atento a tudo que ocorre no ambiente e que pode afetar o comportamento do consumidor. Além disso, o pequeno empreendedor é responsável pelo controle financeiro da empresa, a precificação dos produtos e serviços, por publicar nas redes sociais, fazer o pós-venda… tantas responsabilidades e que, na maioria das vezes são todas executadas por ele mesmo, já que na fase inicial, geralmente o empreendedor não possui funcionários para dividir as tarefas, o famoso “faz tudo”.

Para entender melhor como ocorre sua rotina, faça uma autoavaliação, anote suas atividades e quanto tempo leva para realizar cada uma delas. Foto: Pixabay/StartupStockPhotos

Por conta disso, é comum terminar o dia com a sensação de que alguma coisa ficou para trás, ou que mesmo em meio a tanta correria ter a impressão de que nada foi feito. Alguns desejariam ter um dia com mais de 24 horas para conseguir dar conta de tudo. Mas como realizar tantas coisas dentro do prazo?

Abaixo seguem algumas dicas de práticas e comportamentos para você que busca desenvolver uma postura mais produtiva.

1 – Reflita sobre sua rotina

Talvez você nunca tenha parado para perceber tudo que faz no seu dia a dia. Para entender melhor como ocorre sua rotina, faça uma autoavaliação, anote suas atividades e quanto tempo leva para realizar cada uma delas. Analise as informações levantadas e observe onde estão os desperdícios de tempo e energia. Google Kepp e Todoist são aplicativos que podem auxiliar no gerenciamento das tarefas do cotidiano.

2 – Planeje e organize suas tarefas

Ao planejar como será seu dia, você aumenta as chances de gerir o seu tempo de forma correta e a possibilidade de alcançar os resultados esperados para o seu negócio. Após refletir sobre suas atividades rotineiras, organize as tarefas similares que podem ser executadas de maneira sequencial, como, por exemplo, serviços externos como ida a bancos e visitas a clientes e fornecedores, defina prazos para cada uma delas e caso não consiga realizar todas, as inclua nas atividades do dia seguinte.

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3 – Cuidado com os ladrões do tempo

A procrastinação é um problema que pode atrapalhar a administração do tempo. Inevitavelmente você terá que realizar algumas tarefas que não sejam prazerosas, porém necessárias. O fato de se sentir desestimulado em realizá-las faz com que, muitas vezes, essas sejam deixadas para depois e quando percebe tem várias atividades acumuladas. Não permita que isso aconteça! Se não houver motivação, que haja disciplina.

Outro tipo de armadilha são as interrupções desnecessárias que atrapalham a realização de uma tarefa por completo como quando paramos para verificar as notificações do celular, dar uma olhada nas redes sociais, consultar e-mails, participar de reuniões improdutivas, entre outras. Esses são assassinos do tempo e podem tirar o foco do que realmente importa. Lembre-se que qualquer distração pode fazer com que você perca todo seu planejamento. Concentre-se no que deve ser feito.

4 – Princípio 80/20

O Princípio de Pareto, também conhecido como 80/20, sugere que a minoria dos recursos é responsável pela maioria dos resultados. Para facilitar o entendimento, imagine que das várias atividades realizadas durante o dia, apenas 20% dessas foram as que de fato ajudaram você a atingir seus objetivos. É o que geralmente acontece. Muitas responsabilidades que não levam a lugar algum e só geram cansaço e sensação de nada feito. Partindo desse princípio, identifique as tarefas prioritárias e invista nessas a sua energia. Há uma grande diferença entre ser ocupado e ser produtivo.

5 – Matriz do Tempo

Uma forma de adotar hábitos mais produtivos é identificando os níveis em que suas tarefas se encontram. Dessa forma, você saberá em quais deve focar seus esforços. A Matriz do Tempo é uma ferramenta que permite classificar as atividades em quatro grupos:

  • A. Importantes e urgentes: atividades que precisam de realização imediata como imprevistos, crises ou problemas inadiáveis;
  • B. Importantes e não urgentes: atividades com significativo grau de importância, mas que oferecem tempo para serem planejadas como uma nova ação de marketing ou prevenção de um eventual problema;
  • C. Não importantes e urgentes: atividades que podem ser delegadas como o agendamento de uma reunião;
  • D. Não importantes e não urgentes: atividades rotineiras ou desnecessárias como navegar na web sem fim específico ou atender solicitações que não fazem parte do trabalho.

Essas são algumas técnicas e hábitos que podem colaborar para a melhoria do seu negócio. Assim como administrar as finanças, o marketing e as pessoas que fazem parte de uma empresa, a produtividade também precisa ser gerida com bastante cuidado.

Lembre-se que não há nada mais equitativo do que o tempo, já que todos temos as mesmas 24 horas por dia, o que nos faz melhores é a maneira como usamos esse recurso tão valioso.

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