Por Vinicius Agostinho da Nóbrega, gerente regional do Sebrae-SP
Toda empresa, independentemente do seu porte ou segmento, necessita de processos estruturados para organizar suas operações. Esses processos dão suporte às atividades que compõem as principais áreas funcionais de um negócio: marketing e vendas, finanças, recursos humanos e operações.
O empreendedor de pequenos negócios aprendeu, diante de suas limitações de recursos, a lidar com essas atividades de maneira independente. Assim, à sua maneira, muitas vezes realiza as atividades sem a ajuda de outras pessoas.
Essa característica autônoma e protagonista serviu como base para o empreendedor atravessar o período de sobrevivência. No entanto, pode se tornar uma ameaça ao crescimento do negócio caso o empresário não desenvolva sua habilidade de delegar.
Delegar é o processo em que o empresário identifica atividades que podem ser transmitidas aos seus colaboradores, conferindo poder e autonomia para sua realização e, assim, liberando espaço para atividades mais importantes e estratégicas. O processo de delegação de atividades deve conter os seguintes passos:
1. Levantamento das atividades realizadas pelo gestor: reflita e registre as atividades que realiza em seu dia a dia. Todas as atividades devem ser registradas, das mais simples e rotineiras até as mais complexas e eventuais.
Dica: você não lembrará imediatamente todas as suas atividades. Deixe uma folha para anotar sempre que lembrar de alguma, assim terá uma relação mais completa das suas tarefas.
2. Classificação das atividades: avalie as atividades e as classifique considerando o grau de importância e urgências, assim você poderá tipificá-las em quatro categorias:
- Importante e urgente: são atividades que impactam o nível estratégico da empresa e demandam providência imediata do gestor. Exemplos: reunião para discutir impacto da chegada de um novo concorrente, aumento substancial de uma matéria-prima, resolver problemas com clientes e fornecedores chave, entre outras.
- Importante e não urgente: são atividades que impactam o nível estratégico da empresa e não exigem providência imediata do gestor, mas devem ser agendadas. Exemplos: reunião de análise de resultados, participação em eventos de entidade de classe, participação de feiras no setor e agenda de análise de desempenho de funcionários.
- Não importantes e urgentes: são atividade rotineiras e operacionais de baixa complexidade e que demandam providência imediata. Exemplos: atividades de produção, atendimento, rotinas administrativas, pagamento de contas, ir ao banco ou ir aos correios.
- Não urgente e não importantes: atividades que não geram valor ao cliente e nem para a empresa. Consideradas "ladras do tempo", essas atividades devem ser eliminadas do dia a dia do negócio. Exemplos: tempo dedicado a grupos de aplicativos de comunicação, telefonemas longos e sem importância, excesso de conversas paralelas, pagamento de contas que poderiam ser realizados por débito automático ou agendados
3. Escolha do colaborador: avalie a habilidade do colaborador, a aderência ao seu conjunto de atividades, o volume de atividades atuais e seu grau de satisfação em receber a atividade a ser delegada.
Dica: lembre-se sempre de calibrar o volume de atividades de sua equipe. Colaboradores ociosos em detrimento de outros sobrecarregados têm impacto negativo ao relacionamento do grupo.
4. Preparação do colaborador: seja específico sobre o resultado que deseja com a atividade e mostre o passo a passo para a sua realização. Separe horas na sua agenda para essa preparação, isso será fundamental para atingir bons resultados.
Dica: não limite as ações de seu colaborador. Norteie a atividade e mostre os resultados que deseja, mas deixe-o livre para propor maneiras melhores, mais rápidas e eficientes de se fazer a mesma tarefa.
5. Acompanhamento: defina prazos atingíveis e acompanhe o profissional no início, dando todo o suporte necessário até que esteja tranquilo para se distanciar.
Dica: permaneça próximo ao profissional, reconheça seu esforço e estimule-o com feedback constante.
Pronto, agora que você terá mais tempo para elaborar ações estratégicas, qual será seu próximo plano de ação?
